טיפים של הפקת אירוע חברה מוצלח - הפקת אירועים עסקיים

אירועים רבים ומשמעותיים מעצבים אותנו לאורך חיינו. בין אם מדובר באירוע משפחתי, אירוע חברה או מפגש עם חברים,

ארגנו עבורכם כמה טיפים שיעזרו לכם לארגן אירוע שישאיר רושם חיובי בקלות יחסית עם כל מה שחשוב לדעת!

כולנו זוכרים את בר/ת המצווה שלנו, בתקופה שעוד היו משתמשים באפקטים פשוטים של תמונתנו המזעזעת בכוס יין משוכפלת באולם אירועים מעפן ופשוט..
החתונה בה צעדנו עם בחיר ליבנו בפסיעות רגליים רועדות בעודנו מנסים לצלוח את המסלול כשדודה רחל פתאום מזנקת מהצד ומפנקת בנשיקה או זבד הבת של הבת הבכורה וטקס הברית של העולל הקטן, אירועים הם ללא ספק חלק בלתי נפרד מחיינו.
היום – המצב השתנה.
לאנשים נמאס מעוד אירוע “שגרתי” באולם סטנדרטי והם רוצים שנרגש אותם ונחדש להם. איך לצאת מהקופסה?

שנים רבות חלפו להן

התבגרנו, התברגנו לנו בעמדת מפתח בעבודת חיינו ולפתע גילינו נישה חדשה של אירועים- אירועי חברה ואירועים משפחתיים .
אירועים שונים לגמרי הטומנים בחובם הזדמנויות מדהימות לקידום קשרים בתוך העסק/ החברה, חיזוק תחושת השייכות של עובדינו המסורים והעלאת המוטיבציה.
עובד שרואים אותו, מעמידים אותו במרכז ומוקירים את עבודתו- הוא עובד מאושר.
עובד שמזמינים אותו לאירוע כיפי , כאות להערכה על ההשקעה והמאמץ שלו, מרגיש שהחברה רואה אותו ומוכנה להשקיע בו חזרה – הוא עובד שהמוטיבציה שלו לבוא בבוקר למחרת לעבודה, תגדל בצורה משמעותית!
אירועי חברה לעובדים גורמים להם להרגיש שייכות לארגון או לחברה.
עובדים מאושרים הם הגלגלים שמניעים באהבה את החברה שלכם.
אז אם גם אתם מתכננים להפיק אירוע חברה שהעובדים ידברו עליו עוד שנים רבות, הנה לכם כמה טיפים חשובים שיעזרו לכם במשימה.

אירוע חברה – קונספט
אחד הדברים הכי חשובים לפני שמתכננים אירוע, הוא קודם כל לבחור קונספט. נושא.
למשל אם אתם חוגגים יום הולדת לחברה, או סתם רוצים לפרגן לעובדים שלכם לקראת הקיץ, כל האירוע, האוירה והמיתוג שלו צריכים להיות לפי הקונספט.
למשל – מסיבת קיץ של חברת X .
אז מתחילים בעיצוב הזמנה עם אלמנטים של קיץ, כובע ים, משקפי שמש, וגם במקום משתדלים להשתמש באותם האלמנטים.
אפשר לקנות כל מיני מרצ’נדייז מגניבים למסיבות ולחתונות, כמו הצעצועים הזוהרים של יום העצמאות ולחלק לכל עובד בכניסה כדי להכניס אותו לאוירה או בהמשך לחלק על רחבת הריקודים.
את המקום תוכלו לעצב באמצעות שימוש באלמנטים הללו, לבחור מתנה שמתקשרת וגם לייצר טיזר עוד לפני שאתם מחלקים הזמנות לאירוע כדי לגרום לעניין וסקרנות מצד העובדים לקראת האירוע.
הזמנה מעוצבת סקסית ואטרקטיבית תגרום לנוכחות גבוהה באירוע שלכם.
תנו לעובדים להרגיש שהם מוזמנים לאירוע משפחתי ולא לאירוע של העבודה.

לוקיישן לוקיישן לוקיישן

בחירת מקום לאירוע חברה או אירוע לעובדים הוא אחת המשימות הכי חשובות שצריך לעשות.
המוטו צריך להיות – פאן פאן פאן.
אתם רוצים שהעובדים ידברו על אירוע החברה שתעשו לפני וגם אחרי. אתם רוצים שהם ישוויצו לחברים שלהם, ישתפו בפייסבוק ושכולם ידברו על זה. ושהשמועות – יגיעו גם ללקוחות וללקוחות פוטנציאלים שלכם.
אתם רוצים שהחברה שלכם תמותג כחברה חדשנית, צעירה, חברה שרואה את העובדים שלה ושהעובדים שלה שמחים לקום בבוקר לעבודה. אתם גם רוצים שהעובדים יהיו מגובשים כי אז יהיה להם יותר כיף לבוא לעבודה בבוקר ולבלות חלק ניכר מהיום שלהם במשרדים שלכם. ככה זה עובד.
אז לוקיישן – תחפשו מקום מגניב.
אירוע חברה בבר – יכול להיות אופציה אבל בדרך כלל האוירה חשוכה ואפלולית עם מוסיקה רועשת ואז לאנשים קשה יותר לייצר אינטראקציות חברתיות.
אירוע חברה בשטח – לפני שאתם קובעים פעילות אקסטרים לעובדים שלכם או אירוע בחוף הים על החול במיוחד בחודשי הקיץ, תבדקו את הנכונות של העובדים שלכם להגיע לדבר כזה. יש הרבה אנשים שלא אוהבים אובר אקסטרים ואטרקציות שדורשות יותר מדי מאמץ או למשל לקיים אירוע בוקר לעובדים בחוף הים בקיץ- זה ממש לא. כנ”ל בחורף או כשקריר מדי.
תנסו ללכת על משהו כיפי ומיינסטרימי אבל עם סביבה נוחה למילוי הצרכים של העובדים שלכם, במיוחד אם יש הרבה מפונקים.
השכרת בריכה לאירוע – אירוע חברה בבריכה – אירוע בבריכה זה אחד הדברים הכי מדליקים שיש, במיוחד אם זה בקיץ אז אפשר להפוך אותו למסיבת בריכה, למרות שגם הופעה וערב קוקטייל ליד המים יכול לעשות אפקט מיוחד עם קצת עיצוב ושימוש בבלונים, נרות ואביזרי תפאורה. גם מבחינה תקציבית – אירוע חברה בבריכה עם קייטרינג יכול לעלות הרבה פחות מאשר אירוע באולם אירועים מפואר ויוקרתי שיחייב אתכם ב-300-400 ש”ח למנה ואז תוכלו בתקציב הנותר להביא גם הופעה שווה או להשקיע במתנות ומרצ’נדייז לעובדים שלכם.
אירוע בבריכה אפשר לעשות גם כאירוע יום למשפחות עם הילדים ואז כולם מרוצים , מתגבשים וזה לא יעלה לכם הרבה, אבל לעובדים תשאר חוויה מהנה וכיפית :

לדוגמא – בקאנטרי IPOOL בקרית רבין בחולון ניתן להשכיר את מתחם הבריכה בעלות אטרקטיבית ביותר לאירועי עובדים יוקרתיים. כל הפרטים כאן
אירוע חברה באולם אירועים – זו יכולה להיות אופציה נחמדה וסטנדרטית אבל היא גם יקרה יותר מאחר ואם אתם רוצים לעשות אירוע חברה בעונת הקיץ , אביב או סתיו, או כל עוד אין גשם, תצטרכו לשלם למנה כמו לחתונה יקרה ואם אפשר לחסוך עלויות ולעשות אירוע מרשים ומפנק במתחם מיוחד עם קייטרינג ומגוון ספקים, זו אולי מעט יותר עבודה אבל זה יכול לייצר משהו מיוחד ואיכותי בהרבה פחות כסף.

הכל מתחיל מרושם ראשוני

אומרים שהרושם שאנו עושים ב 10-20 שניות הראשונות מול אנשים חדשים קובע את תדמיתנו, כך גם בקבלת פנים באירוע חשוב שכזה.
קבלת הפנים משקפת את פני החברה, לכן השקיעו מחשבה מרובה בקבלת הפנים ומצאו את הדרך להפוך אותה למשהו ייחודי, מרענן ומפתיע.
אתם יכולים לשכור את שירותיהם של הרכבים מוזיקליים שונים או מיצגים לאירועים, אשר יתאימו לאופי האירוע שלכם.
מוזיקה טובה ובר קוקטיילים עם מתחמי ישיבה וצ’יל אאוט, שולחן מעוצב עם מתוקים, ואפשר להביא גם אוהל עם מעסים שיפנקו את האורחים שלכם לרבע שעה עיסוי . העובדים שלכם יאהבו אתכם. מובטח.

תזמון זה הכל בחיים

תכנון של אירוע חברה שכזה מצריך חשיבה מרובה, אחד הדברים שתורמים להצלחתו של אירוע שכזה הוא תזמון נכון של מועד האירוע.
כמנהלים אתם מכירים כבר את קהל העובדים שלכם, את חתך הגילאים, את מצבם המשפחתי.
השתדלו למצוא מועד שיתאים לרוב העובדים, למשל: אם רוב עובדיכם הם הורים לילדים קטנים- בחרו שעה מאוחרת מה- “happy hour”,שעת המקלחות וההרדמה.
האמינו לנו שאחרי שהילדים במיטות והגזרה שקטה, עובדיכם יגיעו הרבה יותר נינוחים לאירוע ויהיו פנויים יותר להנות בו.
כמו כן, אם אתם מתכננים הופעה של אמן אורח, השתדלו לסיים את רוב הפעילויות עד השעה 23:00 – 23:30 – כי אחרת חלק גדול מההורים פשוט יחתוך הביתה מוקדם. וככל שהאולם יתרוקן, כך יותר אנשים ירצו לעזוב.
אחרי ההופעות כדאי לארגן איזה דיג’יי ומסיבת ריקודים קלילה שתגבש את החבר’ה.

עובד מאושר – בוס מאושר

כמו שציינו קודם, כל אדם באשר הוא, כל עובד בכל משרה שהיא, תמיד ישמח לקבל הכרה כלשהי בתרומתו.
עובדיכם מבלים את מרבית יומם בסיפוק שירותים כאלו ואחרים עבור חברתכם.
כמו שאר בני האדם, גם הם זקוקים למילה טובה, לחיזוק חיובי, למישהו שישים להם יד על הכתף ויאמר תודה מעומק ליבו.
עובד מאושר הוא כל מה שבוס צריך, כדי לישון בלילה בשקט ולדעת שהחברה שלו בידיים טובות.
נצלו את ארוע החברה בכדי לשים את אור הזרקורים על עובדיכם, מבכירים ועד זוטרים.
תחושת השייכות של עובדיכם היא זו שתתרום לשיפור עבודתם, מכוון שאדם שאכפת לו ומרגיש שייך משקיע ותורם הרבה יותר מעצמו.
הזמינו את העובדים שלכם יחד עם בנות או בני הזוג שלהם. זה יחזק את הקשר שלהם כלפי החברה ובאיזשהו מקום אם אתם למשל חברת הייטק שגורמת לעובדים שלה להשאר עד מאוחר, כשהנשים שלהם יגיעו לאירועים הן יסמפטו קצת יותר את החברה ויציקו פחות בפעם הבאה שבני הזוג יצטרכו להתמודד עם בלתם כזה או אחר.
את זה אני אומרת מניסיון של 12 שנים כאישה של עובד הייטק מסור באחת החברות המובילות בישראל.

אל תפחדו לצאת מהקופסה

מכירים את האירועים האלו שהבוס הגדול עולה ונואם, אחר כך סגנו עולה ומציג מצגת המפרטת את הישגי החברה מאז ועד היום?
אל תהיו בנאליים, את מצגת ה Power Point באמת שאפשר להשאיר בהארד דיסק שבבית.
צאו מהקופסה וחשבו על דרך יצירתית להעביר את המסרים של המצגת ואת נתוני ההצלחה.
נצלו את הבמה רק בכדי להודות לעובדיכם ולתת להם את התחושה שהם הכוח המניע את החברה להצלחותיה.
אל תחפרו להם על כל ההישגים גם אם ממש בא לכם. תזמנו את המצגת שלכם עד רבע שעה גג והשתדלו להשתמש בהומור ובתמונות משעשעות שיגרמו לאנשים באמת להקשיב.
אם בא לכם ממש לשחק אותה? פנקו כל עובד בשובר לארוחת בוקר זוגית או שובר זוגי לסרט.
עוד דרך מגניבה לגרום לאנשים לראות את המצגת היא לשלוח צלם לעבור בין המחלקות ולבקש מאנשים לשתף פעולה עם תמונות מצחיקות ומשעשעות. זה הכי מגניב לעובדים לראות תמונות שלהם במצגת של החברה, זה תורם לתחושה של גאוות יחידה..
עבורכם – אם החברה ברווחים – זו עוד הוצאה מוכרת לצרכי מס ועבורם – תחושת הערכה.

חשבו על הפרטים הקטנים

הסוד להצלחת אירוע טמון בפרטים הקטנים, אל תהססו להבהיר למקום האירוע שאין פה מקום לטעויות.
ערכו רשימה מפורטת של דגשים – משירותים נקיים לאורך כל הערב ועד טכנולוגיה מתקדמת כמו: לפטופ, מקרן ומגבר שתקינותם תבדק כמה פעמים לפני מועד האירוע.
השקיעו בבר מתוקים מעוצב, אתם יכולים לעשות את זה לבד, אבל גם לשלם למישהו שיעשה את זה לא יעלה לכם הרבה וזה יגרום לאנשים לתחושת כיף ושמחה.
אם בא לכם להכין בר מתוקים מעוצב – אתם יכולים לעשות זאת בקלות בעצמכם –

בוחרים 2 צבעים עיקריים , רצוי של הלוגו של החברה וקונים ממתקים ואלמנטים באותם הצבעים ומסדרים אותם על שולחן. אפשר ללכת לשוק ולקנות כל מיני ממתקי גומי, כל העניין זה האוירה שזה מייצר וכשיש ממתקים פתאום כל המבוגרים מתלהבים ונהנים כמו ילדים קטנים..
צלם – מאוד חשוב לקחת צלם ואפילו צלם שעושה גם מגנטים, משתי סיבות:

לייצר לאנשים זכרונות חיוביים לגבי מקום העבודה – בדרך כלל אנשים תולים מגנטים מאירועים על המקרר בבית ואז ככל שתעשו מסיבה מיוחדת וכיפית ותשקיעו באקססוריז ומוזיקה טובה, אנשים יהנו להסתכל על התמונה הזו מהערב שבו הם נהנו.
ככל שהמסיבה שלכם תהיה יותר מגניבה ומדליקה, כך העובדים שלכם ישתפו יותר תמונות ברשתות החברתיות שלהם – פייסבוק, אינסטגרם , וזה כמו פרסומת בחינם עבור הארגון.
אחרי שיש לכם אלבום תמונות עשיר ממסיבה כיפית ומהנה לעובדים שלכם, תוכלו להעלות חלק מהתמונות בעמוד הפייסבוק של החברה, לתייג את העובדים בתמונות וכך למעשה לעשות מהלך של יח”צ שאומר – “אנחנו חברה חדשנית ומגניבה שאוהבת לפנק את העובדים שלה” – וזה יופיע על גבי חשבונות הפייסבוק של העובדים שלכם. זה אחלה פרסום!
כמובן שאם יש מוצרים פיזיים של החברה, כדאי לעשות תצוגה של חלק מהם ליד הבמה כי אנשים יצלמו תמונות וירצו לשתף אותן. אם כבר פרסומת – עד הסוף!
צרו עמדת צילום סלפי מגניבה עם אקססוריז או בקשו מהצלם להביא איתו אביזרים כדי לעשות תמונות מיוחדות לאנשים. תמונות שהם יהנו לחלוק לאחר האירוע.

התאימו את האירוע לקהל העובדים

היכנסו לראש של עובדיכם, אפילו העבירו להם סקר קצר במייל דרכו תדעו להעריך מה ציפיותיהם מאירוע החברה.
עשו הכל בכדי לקלוע לטעמם, לרצונם, לחוש ההומור שלהם ולכל ציפייה אחרת שלהם.
אין כמו להגיע לאירוע ולהתלהב כמו ילד מכל פרט ופרט ולהרגיש שמישהו מאחורי הקלעים ממש חשב עליך.

ועוד טיפ חשוב – עיצוב האירוע

הרבה אנשים שמתכננים אירוע, חושבים שעיצוב צריך לעלות מלא כסף.
תזכרו משפט אחד חשוב – Less is more .הדבר שהכי כיפי והכי מרשים זה בלונים.
ואפשר גם ללכת על פרחים אבל זה יצא לכם הרבה יותר יקר.
הנה לדוגמא אירוע בחוף הים – קצת פרחים, קצת בלונים ויש לכם אוירה קסומה :

שילוב של מתחם אירוע עם שולחנות עטופים במפות לבנות ופינות ישיבה עם מזרנים לבנים יחד עם בלונים מהליום בכל צבע שקשורים על כל כיסא ושער חגיגי בכניסה, יתרמו לאוירה מיוחדת גם לקהל מבוגר.
ואם אתם הולכים על אירוע בריכה, הנה דוגמא לאירוע מגניב לעובדים עם מתנפחים ובלונים :

אנשים אוהבים בלונים!

אירוע החברה שלכם בטוח יהיה מוצלח ומפתיע, יתכתב ישירות עם אופי החברה והכי חשוב- מיוחד במינו.
מאחלים לכם המון הצלחה ובטוחים שתעשו את הבחירות הנכונות.